一、阅读和接谈。审阅来信要认真细致，防止放错、转错，审阅后要在登记薄上登记。接待来访要热情、耐听取来访者的陈述，理清脉络，抓住问题的实质，并填写来访登记表，写清来访者的基本情况、来访事由及接待人和接待时间等。来访者带有书面材料的要先看材料，初步了解一下情况和来访目的。对不属于本机关接待范围的来访者，要讲清道理，并帮助联系、介绍接待单位。

二、转办。对不属于本机关处理的来信，应及时转出；对应由本机关职能部门处理的，应迅速用转办单转办，如果来访者曾来过信，接谈时应与原承办单位联系，取得统一的处理意见；遇到政策界限不清的问题，应及时查阅有关文件或向有关领导和部门请教，拿准意见后再实施处理。

三、督办。对转办的信案，信访办公室应督促承办单位及时调查处理。未能及时处理的，要通过电话、派人等形式催办。承办单位要按期上报办理结果，未能按期上报的，要说明理由。

四、审查结果。对信访案件的处理结果，要认真进行审查，看问题处理得是否恰当，即可结案；如果认为处理不恰当或有错误，可责承办单位重新处理。

五、回复。对于信访案件的处理结果，要及时回复来信来访者，并做好思想工作。如果本人不服或不满意，重申的问题又确有道理，应作重新处理，对无理纠缠者要适当处理。

六、存档。信案办结完毕，应把原信件、登记表、处理结果等一同整理入档备案。